Zamawianie licencji typowych

1. Formularz
2. Akceptacje

Zakup musi być zaakceptowany merytorycznie – „Tabela akceptacji zakupu” oraz przez służby finansowe Jednostki zlecającej musi być poświadczona w formularzu: rezerwacja środków, określone źródło finansowania (kol.9) i rodzaj odliczenia VAT (kol.7).

3. Złożenie zapotrzebowania

Skan zapotrzebowania wysłany na adres e-mail: licencje@adm.uw.edu.pl lub faks nr 22 55 20 837

4. Potwierdzenie przyjęcia zapotrzebowania

Prawidłowe zapotrzebowanie zostanie zarejestrowane pod kolejnym numerem, a „Potwierdzenie przyjęcia” zapotrzebowania przesłane na adres osoby prowadzącej sprawę (e-mail z formularza). W kontaktach z DWI dot. zapotrzebowań należy powoływać się na przydzielony nr rejestracyjny ZAP.SOL.RRRR.XXX.

5. Realizacja zamówień zbiorczych

Zgodnie z typowym „harmonogramem miesięcznym”, zapotrzebowania dla poszczególnych grup produktów są kompletowane w zamówienia i wysyłane do dostawców: Corel, ABBYY 5-tego, Adobe 10-tego, ESET, Kaspersky 15-tego, Microsoft-Select 20-tego, Microsoft-OEM 25-tego dnia miesiąca. Czas realizacji zamówienia zbiorczego, typowo – do dwóch tygodni.

6. Elektroniczna dystrybucja oprogramowania

Po zrealizowaniu zamówienia zbiorczego i otrzymaniu faktury, przesyłamy na adres e-mail z formularza zapotrzebowania, powiadomienie pt. „Przekazanie licencji” zawierające:

  • odnośniki do pobrania oprogramowania (uprawnienie tylko dla pracowników, logowanie przez Centralny System Uwierzytelniania)
  • klucz instalacyjny / licencyjny i (ewentualnie certyfikat dostawcy lub producenta)
  • kopię faktury VAT i dokumentów rozliczeniowych zakup

Kopię maila „Przekazanie licencji” możemy wysłać także „Do wiadomości” (dot. np. księgowości jednostki, pełnomocnika kwestora, informatyka wydziału /jednostki UW) na dodatkowy adres e-mail wpisany w formularzu zapotrzebowania w polu „Uwagi”.

7. Dokumentowanie licencji

E-mail „Przekazanie licencji” lub jego wydruk wraz z załącznikami należy zarchiwizować – poświadczają o legalności używanego oprogramowania. (Licencje stanowią „Wartości niematerialne i prawne” a zasady ich ewidencjowania reguluje: „ZARZĄDZENIE NR 94 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 9 września 2019 r. w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji” –  M.2019.239.Zarz.94.pdf)